Составление управленческой отчетности на базе существующих данных: ключ к успешному управлению бизнесом

В современном динамичном мире бизнеса принятие обоснованных управленческих решений невозможно без качественной и своевременной информации. Управленческая отчетность является тем инструментом, который позволяет руководителям получать необходимые данные в нужном формате и в нужное время. В этой статье мы рассмотрим, как эффективно составлять управленческую отчетность на базе существующих данных и почему это так важно для успеха вашего бизнеса.

Что такое управленческая отчетность?

Управленческая отчетность — это система внутренней отчетности, которая предоставляет руководству компании и другим ее пользователям информацию, необходимую для принятия оперативных и стратегических решений. В отличие от бухгалтерской или налоговой отчетности, управленческая отчетность не регламентируется законодательством и формируется исходя из потребностей конкретного бизнеса.

Ключевая особенность управленческой отчетности заключается в ее гибкости и ориентации на специфические нужды компании. Она может включать в себя широкий спектр показателей, от финансовых результатов до операционных метрик и ключевых показателей эффективности (KPI) отдельных подразделений или проектов.

Почему важно составлять управленческую отчетность?

Грамотно выстроенная система управленческой отчетности играет критическую роль в успешном функционировании и развитии бизнеса. Вот несколько ключевых причин ее важности:

Оперативное принятие решений: Своевременная и точная информация позволяет быстро реагировать на изменения рынка и внутренней среды компании.
Контроль эффективности: Регулярный анализ ключевых показателей помогает выявлять проблемы и возможности для улучшения.
Стратегическое планирование: Данные управленческой отчетности служат основой для разработки долгосрочных планов и прогнозов.
Повышение прозрачности: Четкая структура отчетности обеспечивает понимание финансового состояния компании на всех уровнях управления.
Оптимизация ресурсов: Анализ данных помогает выявлять неэффективные процессы и оптимизировать использование ресурсов.

Этапы составления управленческой отчетности

Определение информационных потребностей

Первым шагом в построении эффективной системы управленческой отчетности является четкое определение информационных потребностей руководства. Необходимо провести тщательный анализ, какие данные нужны для принятия решений на различных уровнях управления. Это могут быть финансовые показатели, операционные метрики, маркетинговые данные или кадровые показатели.

Инвентаризация существующих данных

После определения информационных потребностей следует провести инвентаризацию имеющихся источников данных. Это могут быть бухгалтерские системы, CRM-системы, производственные базы данных, электронные таблицы и локальные базы данных отделов. Важно оценить качество и полноту этих данных, а также выявить возможные пробелы в информации.

Разработка структуры отчетности

На основе выявленных потребностей и доступных данных необходимо разработать структуру управленческой отчетности. Она должна включать набор ключевых показателей эффективности, форматы представления данных, периодичность подготовки отчетов и уровни детализации информации для разных пользователей.

Интеграция и обработка данных

Этот этап предполагает создание единого хранилища данных или системы интеграции разрозненных источников, разработку алгоритмов обработки и трансформации данных, а также внедрение инструментов бизнес-аналитики для визуализации и анализа.

Автоматизация процессов

Для обеспечения регулярности и снижения трудозатрат необходимо максимально автоматизировать процессы сбора, обработки и представления данных. Это может включать настройку автоматических выгрузок из учетных систем, создание скриптов для обработки и преобразования данных, разработку шаблонов отчетов с автоматическим обновлением.

Внедрение и обучение

Важно обеспечить, чтобы все пользователи управленческой отчетности умели работать с новой системой. Необходимо провести обучение сотрудников, разработать инструкции и регламенты, обеспечить техническую поддержку пользователей.

Мониторинг и совершенствование

Система управленческой отчетности должна постоянно развиваться вместе с бизнесом. Необходимо регулярно анализировать актуальность и полезность отчетов, собирать обратную связь от пользователей, корректировать структуру отчетности в соответствии с изменениями в бизнесе и внешней среде.

Принципы эффективной управленческой отчетности

Для того чтобы управленческая отчетность действительно служила инструментом повышения эффективности бизнеса, при ее составлении необходимо придерживаться ряда ключевых принципов:

Релевантность: информация должна быть актуальной и значимой для принятия решений.
Своевременность: данные должны быть доступны в тот момент, когда они необходимы.
Точность: предоставляемая информация должна быть достоверной и корректной.
Понятность: данные следует представлять в форме, легкой для восприятия и анализа.
Сопоставимость: должна быть обеспечена возможность сравнения показателей во времени и между подразделениями.
Экономичность: затраты на подготовку отчетности не должны превышать ценность получаемой информации.

Технологии и инструменты для управленческой отчетности

Современные технологии предлагают широкий спектр инструментов для работы с данными и создания управленческой отчетности. Рассмотрим некоторые из них:

ERP-системы

Интегрированные решения для управления ресурсами предприятия позволяют автоматизировать сбор и обработку данных из различных подразделений компании. ERP-системы обеспечивают единое информационное пространство и становятся основой для построения комплексной системы управленческой отчетности.

BI-платформы

Инструменты бизнес-аналитики, такие как Power BI, предоставляют мощные возможности для визуализации и анализа данных. Они позволяют создавать интерактивные дашборды, проводить многомерный анализ и формировать наглядные отчеты.

Облачные решения

Использование облачных технологий обеспечивает доступ к управленческой отчетности из любой точки мира, что особенно актуально для компаний с распределенной структурой или мобильным руководством. Кроме того, облачные решения часто предлагают более гибкие модели масштабирования и оплаты.

Искусственный интеллект и машинное обучение

Передовые технологии AI и ML открывают новые возможности в области управленческой отчетности. Они помогают выявлять скрытые закономерности в данных, делать более точные прогнозы и автоматизировать процесс принятия решений на основе анализа больших объемов информации.

Вызовы при внедрении управленческой отчетности

Несмотря на очевидные преимущества, внедрение системы управленческой отчетности может сталкиваться с рядом вызовов. Сопротивление изменениям со стороны сотрудников часто становится одним из главных препятствий. Многие не хотят менять привычные методы работы или боятся новых технологий. Качество данных также может представлять проблему, особенно когда существующая информация неполна или противоречива. Интеграция различных систем и форматов данных часто требует значительных технических и временных ресурсов. Наконец, поиск правильного баланса между детализацией и обобщением информации может быть сложной задачей, так как слишком подробные данные могут перегружать отчетность, а чрезмерное обобщение может привести к потере важных нюансов.

Перспективы развития управленческой отчетности

Сфера управленческой отчетности продолжает активно развиваться, адаптируясь к новым вызовам и возможностям бизнес-среды. Прогнозная аналитика становится все более важной, позволяя не только анализировать прошлые и текущие данные, но и делать точные прогнозы на будущее. Персонализация отчетности становится трендом, предоставляя возможность каждому пользователю настраивать интерфейс и содержание отчетов под свои индивидуальные потребности и предпочтения.

Заключение

Составление управленческой отчетности на базе существующих данных — это не просто техническая задача, а важный стратегический процесс, который может значительно повысить эффективность управления бизнесом. Грамотно выстроенная система управленческой отчетности позволяет руководителям принимать обоснованные решения, оперативно реагировать на изменения и достигать поставленных целей.

Инвестиции в развитие управленческой отчетности окупаются за счет повышения прозрачности бизнес-процессов, оптимизации ресурсов и улучшения качества принимаемых решений. В современных условиях высокой конкуренции и быстро меняющегося рынка эффективная система управленческой отчетности становится не просто преимуществом, а необходимым условием для устойчивого развития и роста бизнеса.

Компании, которые смогут эффективно использовать свои данные для принятия решений, получат значительное конкурентное преимущество. Поэтому инвестиции в развитие систем управленческой отчетности должны стать приоритетом для бизнеса, стремящегося к лидерству на рынке.

ЭТАПЫ РАБОТЫ С НАМИ

УПРАВЛЯЮЩИЕ ПАРТНЕРЫ

Мария Серышева

Финансовый Директор.
15 лет в финансах. Опыт работы в аудиторской компании, девелопменте, отельном, строительном бизнесе, в торговых компаниях.
Образование: «Бухгалтерский Учет, Анализ Аудит». Дополнительно: Ernst&Young «Финансовое моделирование».

Александр Колесников

Финансовый директор.
11 лет в отельном и строительном бизнесе. Занимался управлением холдингов в 5 странах. Специальность: сбор, обработка и анализ данных.
Обучался отельному бизнесу в сети Marriott.

ПАРТНЕРЫ

Владислав Каминский

Аттестованный налоговый консультант, популяризатор налоговой грамотности. Консультирует по вопросам налогового и корпоративного права. Специализируется на структурировании бизнеса и сложных налоговых спорах.

Татьяна Горюнова

Собственник компании, которая оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета. Член Института Профессиональных Бухгалтеров России.

Анастасия Серышева

Адвокат. Эксперт в области гражданского права. Руководитель проектов практики «Строительство и Недвижимость». Автор ряда научных статей и публикаций по вопросам: гражданское право, строительство, арбитраж.

Ольга Сидорова

Отельер с 15 летним стажем. Прошла путь от ресепшн до генерального управляющего в международных отелях Marriott и Hilton. Имеет опыт работы в девелопменте, проектировании, открытии проектов с «0», выстраивании сервиса и повышении рентабельности объектов.

Отзывы

Иван Дёгтев

Deli - раздвижные перегородки

▶ ВИДЕООТЗЫВ

САЙТ КЛИЕНТА

Алексей Музафаров

Продюсерский центр

▶ ВИДЕООТЗЫВ

Елена Ливадина

PinscherCRM/Sales

▶ ВИДЕООТЗЫВ

САЙТ КЛИЕНТА

Марианна Галстухова-Сметанкина

Частный инвестор Проект Riverance

▶ ВИДЕООТЗЫВ

Ксения Цепилова

Open Up models

ЧИТАТЬ ОТЗЫВ

САЙТ КЛИЕНТА

Кейс клиента

ДО

Одной из зон риска является необходимость постоянного контроля за возвратами наличных денежных средств гостям. Важно проверять причины корректировок начислений дохода и подписи гостя в расходном кассовом ордере, где фиксируется факт возврата. Критично, чтобы один и тот же человек не мог делать корректировки в доходной системе и иметь доступ к деньгам. При аудите в отеле были выявлены систематические возвраты. По этим возвратам были подобраны корректировки дохода.

ПОСЛЕ

Выяснилось, что возврат денег и корректировку начислений в системе Opera делал один и тот же человек.
Было инициировано служебное расследование и после зафиксирован факт хищения.
Существующие бизнес-процессы были скорректированы так, чтобы физически возврат по кассе и корректировку начислений в Opera делали разные люди.
Были введены процедуры внутреннего контроля за этим процессом.

Подробнее

Кейс клиента

Задачи от Собственника:

Настроить прозрачный Отчет о финансовых результатах (P&L) по точкам и по группе компаний вместе
Сделать weekly report, чтобы еженедельно видеть текущую прибыль по каждой точке + отслеживать КРІ поваров

ДО

Есть некая таблица в excel, в которой ведется учет. Доход в отчете показан 1 строкой в разбивке по точкам, расходы единым потоком. В общем прозрачно, сколько зарабатывает каждая точка не видно.

ПОСЛЕ

Создан еженедельный отчет, который показывает прибыль по точкам на текущий момент + расчет эффективности вывода персонала в смены (повара и официанты) относительно загруженности ресторанов.
Отдельно создан блок по анализу доставки еды. Сколько таких заказов, сколько стоит каждый, какая динамика внутри месяца и по точкам.
В отчет добавлен блок анализа доходов: статистика продаж по покупателям, среднему чеку, скидкам, самым популярным блюдам, отменам в системе.
Создан Отчет о финансовых результатах (P&L), который легко можно переключать между ресторанами и периодами.

Подробнее

Кейс клиента

ДО

Запрос на расчет фин. модели масштабирования до оборота 1 млрд. руб. и сохранения целевого % Прибыли.

ПОСЛЕ

Рассчитана модель импорта товаров через Китай и построения сети магазинов.
Сделано несколько сценариев работы в зависимости от структуры группы компаний.
Предложены пути законной оптимизации налоговой нагрузки.
Доработка существующего Отчета о финансовых результатах (P&L) аналитическими отчетами по подразделениям.
Клиент выбрал стратегию развития и следует ей. К концу 2024 года планирует выйти на выручку 1 млрд. руб.

Подробнее

Кейс клиента

ДО

Постоянные кассовые разрывы. Непрозрачные выплаты дивидендов между партнерами. Отсутствие управленческой отчетности.

ПОСЛЕ

Созданы, ведутся и анализируются отчеты Balance Sheet, Отчет о финансовых результатах (P&L), Cash-flow.
Организованы еженедельные отчетные звонки по продажам.
Внедрено cash-flow прогнозирование.
Внедрен процесс согласования платежей. Определены приоритеты платежей. Нет кассовых разрывов.
Расчет дивидендов прозрачен и понятен партнерам.
Компания научилась формировать фонды. Сейчас формируется фонд на строительство мини-завода. Фонд пополняется с каждого поступления средств, в фонде уже более 2 млн. руб.

Подробнее

Кейс клиента

ДО

Все поступления и оплаты в одной массе при наличии более 7 проектов. Нет P&L по проектам, некорректные выплаты партнерам. Нет понимания, сколько денег можно «вынуть» из бизнеса.

ПОСЛЕ

Cash-flow отчет формируется online с разделением всех поступлений и оплат по проектам.
Создан online dashboard для Собственника, на котором он видит баланс счетов, дебиторскую задолженность, предстоящие платежи.
P&L формируется отдельно по проектам и по компании в целом.
Создан файл сверки расчетов с контрагентами (выплаты комиссий).
Настроен расчет дивидендов и сверка начислено / оплачено. Собственник смог забрать еще 2 млн. руб. как дивиденды.

Подробнее

Кейс клиента

ДО

Отсутствие управленческой отчетности. Кассовые разрывы. Задолженность перед ФНС. Бухгалтер на аутсорсе, который не заинтересован в развитии компании.

ПОСЛЕ

Созданы, регулярно ведутся и анализируются Отчеты P&L, Cash-flow.
Настроен процесс планирования движения денежных средств. Создан платежный календарь.
Задолженность по налогам сократилась более чем в 2 раза.
Клиент следует плану погашения задолженности.
В штат был принят бухгалтер, которого мы обучили вести финансовые отчеты.

Подробнее

Кейс клиента

ДО

Бухгалтерский убыток, невозможность выплаты дивидендов. Отсутствие Отчета о финансовых результатах (P&L) по стандартам USALI. Отсутствие бюджета. Отсутствие cash-flow прогноза.

ПОСЛЕ

Пересмотрена ликвидационная стоимость основных средств, в следствие чего объект стал прибыльным по бух учету > возможна выплата дивидендов (суммы не разглашаются по NDA).
Создан Отчет о финансовых результатах (P&L) по USALI.
Создан бюджет.
Создан Отчет cash-flow forecast и отель планирует свой денежный поток на 12 месяцев вперед.
Разработанные и внедренные нами формы отчетов используются отелем уже более 3 лет.

Подробнее

СМИ О НАС

Horeca Estate. Публикация участника HOExpo.

Horeca extate. Стенограмма выступления HOExpo.

Openhospitality Expo. Стенограмма выступления HOExpo.

Welcome Times. Круглый стол участников HOExpo.

Семинар Финансы в отеле. Публикация на сайте Правительства Алтайского края.

Семинар Финансы в отеле. Публикация в группе ВК Ассоциация “Алтайское гостеприимство”

МЕРОПРИЯТИЯ С НАМИ

ПИР ЭКСПО 2024

Hotel Business Forum «Отели на сломе эпох»

Слет Отельеров «На страже отелей»

Hospitality Business Day

Финансовый стрим «Себестоимость номера (CPOR)»

«Семинар: Финансы в отеле»

Курс НАМИ & HBA «Управление финансами в отеле»

Семинар «Финансы и учет для вашего отеля»

Дата проведения: 21-22 ноября 2023

Hotel Business Forum 2023

Дата проведения: 13-14 ноября 2023

Интенсив-практикум «Управление рисками в отеле: виды, источники. Последствия» от бизнес-клуба «На страже Отелей».

Дата проведения: 21-22 сентября 2023

12-онлайн-выставка технологий индустрии гостеприимства

Дата проведения: 5-15 сентября 2023

Hotel Web Forum «P&L: что стоит за цифрами и как на них влиять?»

Дата проведения: 21-22 марта 2023

Hotel Business Forum 2022

Дата проведения: 14-15 ноября 2022

Hotel Web Forum «Как сделать бюджет 2023?»

Дата проведения: 10-12 октября 2022

Другие наши услуги

СОСТАВЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ НА БАЗЕ СУЩЕСТВУЮЩИХ ДАННЫХ

Результат: вы принимаете верные управленческие решения, которые гарантируют рост вашей компании.

Подробнее

СОСТАВЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ НА БАЗЕ СУЩЕСТВУЮЩИХ ДАННЫХ

Деньги – самый высоколиквидный актив компании.

ОПИУ (Отчет о прибылях и убытках / P&L / Profit and loss statement – отчёт, показывающий прибыль и убытки компании за определённый период.

Если его не вести, то:

У собственника нет понимания, какое направление бизнеса является наиболее прибыльным;
из оборота может быть извлечено больше, чем заработано;
бизнес не сможет привлекать заемные средства, так как потенциальный инвестор или банк обязательно запросят стандартный P&L-отчёт.

ОДДС (Отчет о движении денежных средств / Cash-Flow report) — отчет, который позволяет контролировать источники поступления денежных средств, а также отслеживать направления, по которым происходит их расходование.

Если не вести Cash-Flow отчет, то:

Не понятно, можно ли тратить средства, имеющиеся на расчетом счете. Например, деньги на счете есть, вы вынимаете их из оборота, но на деле это оказываются предоплаты, по которым приходится сделать возврат. В таком случае компания может попасть в кассовый разрыв, ведь деньги на расчетном счете не равно прибыль.
Сложно накопить оборотный капитал, сформировать подушки безопасности.

По вашему пожеланию отчет о движении денежных средств может быть дополнен блоком планирования. Это помогает заранее видеть кассовые разрывы и работать с ними.

Баланс (Управленческий баланс / Balance sheet) — отчет, который показывает состояние и структуру активов и обязательств компании на конкретную дату.

Если не вести Управленческий баланс, то могут возникать проблемы с налоговой, поставщиками, клиентами;

Результат: вы принимаете верные управленческие решения, которые гарантируют рост вашей компании.